募集テーマ

全体観

行政の仕事をしていれば、それなりの頻度で扱うことになる補助金事業ですが、基本的な処理方法は同じでも、扱う内容や申請数により、業務負担は大きく異なります。健康増進事業費補助金は、県内53市町村からの申請があることに加えて、１申請で取り扱う書類の量が膨大で誤りも多いため、二人がかりでチェック作業を行っています。

実績報告～支払い

年度始めの補助金業務は、申請書の受付業務ではなく、前年度分の実績報告書の審査から始まります。大抵の補助金は４月頭に報告の締切が設定されており、健康増進事業費補助金も、４月に入ると、順次報告書が届き始めます。
健康増進事業費補助金は、他の補助金事業に比べて項目が多いことに加えて、計算式が文字で入力されているなど、手打ちの部分が多く、ミスが発生しやすい状況です。そのため、チェック作業にあたっては電卓をたたき数字を確認するとともに、不備があれば、付箋を貼るという確認作業を繰り返します。１申請のチェックに要する時間はおよそ45分で、さらにここから市町村に対して修正の依頼を行い、書類の差替えと再確認を行わなければなりません。前年度分の事業は５月末までに市町村への補助金の支払いを終えなければならず、支払い処理に進むためには少なくとも５月上旬には審査を終える必要があります。地道に審査を続け、ＧＷ明けに、全ての市町村の書類を整え、支払い処理を行うことができます。

実施計画

前年度の補助金業務が終わると新年度の補助金業務が始まります。５月半ばに、国から今年度分の事業計画書の提出依頼が届きます。
事業計画書様式は、ある項目について内訳を追加する等、毎年見直されているため、前年同様の事務処理を進めることはできません。作成、審査、集計、といった一連の作業を効率的に行えるように、県様式を作っていますが、国様式同様の計算式等を組みこまなければなりません。こういった様式の変更作業を行った上で、市町村への依頼を行い、さらに決められた期限までに審査を終わらせなければならないので、またしても時間に追われながらの作業になります。書類が届き次第、順次審査を進めていきますが、やはり不備の解消に時間を要します。

交付申請

事業実施計画書を提出した後、国からの内示（補助額の内定連絡）と申請書の提出依頼の連絡を待つことになります。しばらくは作業から解放されますが、様式の変更があったため、申請書、計画書、報告書といった様式一式に変更内容を反映させなければなりません。指示のあった項目を追加して、集計などが正しく行われているか実際に数字を入力して確認を行い、マクロの動作のテストを行います。
内示後、１月頃に、交付申請書の提出依頼がやってきます。市町村に提出を依頼し、提出があれば順次審査を開始します。交付申請書は、事業計画時より提出する書類が増え、確認するべき項目も増えます。それに伴って不備件数も増え、審査に要する時間も長くなります。ひたすら電卓をたたき、付箋を貼り、疑義があれば、補助金要綱と照らし合わせ、補助対象か否かの確認を行う。審査を終えたら修正依頼というようにまたもや地道な作業の繰り返しです。事業計画書よりも念入りに審査を進めていく必要があります。

交付決定～実績報告

補助金には交付決定通知というものがあります。申請書の内容に対してどれだけの金額が補助金として交付されるかを申請者にお知らせする通知書です。
国費が入る補助金は、国から交付決定通知が来る前に、県から交付決定通知を出すことは出来ません。ですが例年、国からの交付決定通知が届くのは３月半ば以降となります。交付決定通知は３月中に出さなければならないため、３月半ば以降、国からの交付決定通知書が届き次第、各市町村へ交付決定を行うことについての決裁をとり、通知文書を送付します。通知文書を送付したら、実績報告書の提出を依頼して、今年度中の補助金業務は終了です。

【終わりに】

上記ストーリーのとおり、補助金業務は地道な作業ながらも、スピード感と正確さが求められます。これまでは人の手で多大な時間を割いて対応してきましたが、よりスピーディーで正確な業務遂行のためには、デジタル技術を活用していくことが不可欠と考えています。専門的知見とソリューションを有する皆様からのご応募をお待ちしております。