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災害発生時に備えて・・・

　本年１月１日に石川県において能登半島地震が発生し、多くの尊い命が失われました。この地域でも南海トラフ地震の発生が危惧されており、今後３０年以内に大地震が発生する確率は７０～８０％といわれています。
　災害が起こると、国・県・市町村に災害対策本部が設置され、各自治体の職員はそれぞれの分野で災害対策にあたります。大地震や台風など、大規模な災害が発生した場合には、膨大な災害対応業務が発生することになります。
　具体的な災害対応業務は例えば以下のような業務があります。

　急な災害発生時に、誰がどのような業務を行うのか決まっていない状態では、円滑かつ迅速に災害対応業務を行うことができません。そのため、毎年、災害対策課では、災害対応業務に従事する職員をあらかじめ確保し、職員の役割分担及び業務内容を明確にする職員配備計画を作成することとしています。
　職員配備計画を作成するにあたって、「要員」と「一時代行者」を登録しています。
　「要員」とは、災害情報センターおよび方面本部において従事する職員のことであり、「一時代行者」とは、要員が速やかに参集できない恐れがあることから、要員が参集するまでの間、一時的に要員の職務を代行する職員のことです。
　現状、要員は、庁内各部局が職員の異動状況や業務内容等を考慮し選定しており、一時代行者は、災害対策課において職員の異動状況や災害応急対策活動に従事する場所と自宅との距離等をもとに選定しています。

計画作成時の課題とは？

　愛知県の職員の中で、所属長、学校職員、派遣職員や所属において固有の災害対応業務を行う職員を除いた2,000人以上の職員の、異動や住居の引っ越し等を考慮しながら、より実効性の高い職員配備計画を作成しなければなりません。
　現状の職員配備計画作成の業務フローは図のとおりです。

　業務を進める上での課題は、以下のとおりです。

• 業務フローが複雑であること
　要員や一時代行者の名簿作成のために、各部局や方面本部と何度もやり取りをするため、業務フローが非常に複雑になっています。このため、新しく異動してきた各部局や方面本部の担当者は、業務の全容を掴むことが難しく、提出された回答には誤りも散見されます。
　各部局・各方面本部から提出される時点で、誤りをチェックできると業務の効率化につながります。
　また、割り当てた職員数を登録できない場合は、その都度、各部局との調整が生じています。

• 重複チェックに時間を要すること
　原則、要員と一時代行者は重複がないよう別の職員を登録するものですが、毎年重複が見つかり、その後、別の適任者を探す作業が発生しています。

• 一時代行者指名後に不満が出ること
　一時代行者指名後に、本人から、健康上の理由や家庭の事情等で一時代行者から外してほしい等の要望が毎年あります。

• 一時代行者の欠員が生じた際の対応に時間を要すること
　一時代行者の中には、市町村支援のため、市町村役場に駆けつける役割を担う職員がいます。しかし、該当市町村に居住する職員がいない場合は、近隣市町村から割り当てる必要が生じるため、地図アプリを使用して1人ずつ職員の住所と市町村役場の距離を測定しており、時間を要します。

• 一時代行者歴が簡単に分からないこと
　一時代行者は、災害発生時に即座に駆け付け、対応を求められることから、業務に慣れた職員を配置することが重要となり、継続性が求められますが、異動等で一度一時代行者から外れ、そのままとなってしまっている職員がいます。一度でも一時代行者に登録されたら、その履歴を保存できるような仕組みがあるとより有効な職員配備計画を整備できます。

職員配備計画をより効率的に作成したい

　要員や一時代行者を選定するうえで、選定条件（住所や健康区分など）をAIやICT技術を活用して、自動的に人員を割り当てられるような仕組みを作り出したい。個人情報を取り扱うため、情報漏洩防止を講じることができるようにしておきたいです。

最適な職員配備計画を目指して

　これらの課題を解決し、より効率的に職員配備計画を作成するため、様々な技術を活用し、最適な職員配備計画を作りたいと考えていますので、課題解決に向けたアイデアを是非、ご提案いただければと思います。

　近年、気候変動に伴い、災害が激甚化・頻発化しています。愛知県でもいつ大災害が発生してもおかしくありません。そのような状況の中、いざという時に、職員が迅速に災害対応業務にあたることができるよう、最適な職員配備計画を作成し、県民の皆様が安心・安全に暮らすことができる愛知を目指していきます。